前回の記事の続きです。
Work Connectのコンサル最終回で
「受付の人はゲートキーパーでもあるので、
Decision Makerと話させてもらえるよう頼む時のロールプレイを今からするよ!」
と提案されて、ロールプレイをしてもらいました。
頼む時の順序は以下らしいです。
1.挨拶
2.スモールトーク(How are you?)
3.今時間があるか聞く
*受付に対してはぞんざいな扱いをしてしまう人が多い。
でも受付も忙しいので、Do you have a minute?と聞くことで
敬意を払い、好印象になる。
4.自分が誰か、来た目的を述べる。
2と3を飛ばしては絶対にいけない。
ロールプレイの会話はこんな感じです。
コンサルタントはタフな受付を演じてくれました(笑)
“I’m good. How can I help you?”
“I am Miyoko, came here just for a follow-up for my academic administrator job application I sent about 2 weeks ago. Could I talk to the decision maker on the job?”
“He/she is in a meeting now”
“What time is the meeting finishing?”
“Not sure. How long do you want to speak to him/her?”
“Only 5-10 minutes. May I wait inside?”
“Yes, but I don’t know his/her schedule, he/she may not back here after the meeting”
“Could I get his/her email then? I would like to make an appointment with him/her then”
“Sorry, I’m not allowed to release the information”
“Oh… could I leave my contact details here? And could you pass my message to him/her then?”
“Yes. What is your message?”
“I am really interested in the position I applied for and this organization. I would like to get more information. So if he/she could meet me for a quick chat at some time, that would be great”
“That’s a long message… haha”
「応募した仕事のフォローアップに来ました」とだけ言うと
受付が「この人を通すと他の候補者に不公平」と考えて
「連絡が来るのを待ってください」とはねられてしまう場合もあります。
そういう時は「この会社/大学/組織に興味があるのでもっと知りたいんです!」
と言うのがコツとのこと。
あと、待つ時は外ではなく中で。
例えば会議中なら「ペンを貸して」などとそのマネージャーがひょっこり現れて
その時に「後でお時間いいですか?」と頼めるかもしれないし、
会議が早く終わって早く戻ってくるかもしれず、
外で待ってるとそういう機会を失うため。
欲しい時間は5-10分と言うのがベストです。
これは、面接をするようなマネージャーは役職が上で忙しいため。
あと、「ビザがネックになってはねられる場合が結構ある気がする。
どうしたら?」とコンサルタントに聞いてみたのですが、
「ビザのことは聞かれる前に言うべき。
大企業で移民をいっぱい雇ってる人事でもない限り、
ニュージーランド人はニュージーランドのビザのことは基本的に知らない。
特に小さな会社の人事は。
聞かれるまでビザのことを黙っていたら、
『不利な材料だから最後まで言わなかったのでは?
ワークビザというのは良くないのでは?』と思われるかもしれない。
だから、『パートナーがEssential skillsのワークビザを持っていて、
更新できると確信しています。
私のビザは彼が仕事を失わない限り問題ありません。
私のビザについて何か質問ありますか?』とこちらが質問してしまえばいい。
そうすれば、不安や疑問があれば向こうから聞いてくる」
とのことでした。